Avbokningsregler konferens från 100 personer

Bokningsvillkor från 100 personer

Dessa allmänna villkor gäller under förutsättning att de bilagts bekräftelsen av beställningen eller det på annat sätt överenskommits mellan parterna att dessa allmänna villkor skall gälla.

1.  DEFINITIONER M M

En konferens föreligger när konferenslokaler tillhandahålles antingen ensamt eller tillsammans med logi och/eller förtäring. Beställare är den person -juridisk eller fysisk som är betalningsskyldig för konferensen. Med företag avses den anläggning som levererar konferensen. En beställnings värde är avtalat pris för hela beställningen eller summan av beställt antal deltagare multiplicerat med avtalat pris per deltagare per dag, jämte priset för särskilt beställda tjänster.

2. BESTÄLLNING

Beställning kan ske muntligen eller skriftligen. Företaget skall skriftligen eller via elektronisk post bekräfta mottagandet av en beställning, för att denna skall kunna åberopas av beställaren eller företaget. I bekräftelsen bör noga anges priset och vad som beställts, t ex lokaler, möblering, utrustning; antal deltagare, måltider och förfriskningar, hotellrum, eventuella transporter, specialutrustning, särskilda önskemål, tid för tillträde till lokaler, garderobsservice m. m. Senast 2 veckor före konferensens början skall beställaren lämna företaget deltagarlista samt erforderliga hotell- och konferensutrymmen. Samtidigt skall beställaren lämna ett konferensprogram och uppgifter om den konferensutrustning som behövs. Programmet skall även innefatta tider för måltidsraster. Vid konferens med logi skall beställaren också lämna företaget namnlista över deltagarna med önskemål om rumsfördelning.

3. SÄRSKILDA ÖNSKEMÅL VID BESTÄLLNING

Har beställaren särskilda önskemål vad gäller t ex rökning, husdjur eller anpassning av inredning till kunder med funktionshinder, bör dessa framföras redan vid beställningstillfället.

4. VÄRDEFULL EGENDOM

Om beställaren under konferensen önskar medföra egendom av högt värde och förvara denna i företagets förvaringsutrymmen, bagagerum eller värdeskåp, bör beställaren upplysa företaget om detta. Vid stöld eller dylikt är företaget ersättningsskyldigt för fulla värdet av egendomen endast i det fall företaget, genom skriftlig bekräftelse, har åtagit sig att ansvara för egendomen.

5. AVBESTÄLLNING

Företaget skall skriftligen bekräfta mottagandet av en avbeställning, för att denna skall kunna åberopas av beställaren eller företaget. Vid avbeställning senare än 12 veckor före konferensens första dag skall beställaren ersätta företaget med 100% av det avtalade priset samt för kostnader för beställda externa tjänster.
25% av bokade rum/helpension kan fram till fyra veckor innan ankomst avbokas utan kostnad vid bibehållen bokning. För konferenser som ej kombineras med logi, d v s dagkonferenser, gäller dock att avbeställning av högst 10 % av beställda deltagarantalet kan ske utan kostnad fram till tre dagar före konferensens första dag. Ersättningsskyldigheten vid avbeställning skall jämkas i den mån företaget kunnat sälja det som avbeställts till annan beställare.

6. BETALNING

Beställaren är ansvarig för samtliga enligt beställningen uppkomna kostnader. Om deltagarna skall betala något var för sig måste detta godkännas av företaget. Uteblir deltagare från beställd måltid medför detta ej nedsättning av priset. Betalning skall erläggas enligt överenskommelse. Har avtal träffats om betalning mot faktura skall beställaren erlägga full likvid senast 10 dagar från fakturadatum. Om betalningsfristen överskrids har företaget rätt att debitera dröjsmålsränta med gällande diskonto +8 % från förfallodagen. Vid fakturering tillkommer faktureringsavgift.

7. FÖRSKOTT

Företaget tillämpar förskottsbetalning om 50% av det totala värdet på bokningar med större värde än 100 000 kr eller mer. Erläggs ej förskottsbetalning inom avtalad tid (se bekräftelsen) är beställningen inte bindande för företaget.
Vid avbeställning skall avräkning från förskottet ske med belopp som beställaren eventuellt skall erlägga p g a sen avbeställning. Återstår därefter något belopp av förskottsbetalningen skall detta belopp, med avdrag för bankkostnader eller motsvarande, återbetalas inom sju dagar från avbeställningen.
Skulle tvist om beställarens ersättningsskyldighet uppkomma, har företaget rätt att innehålla förskottsbetalningen upp till omtvistat belopp till dess Ansvarsnämnden avgjort tvistefrågan.

8. RESERVATION FÖR PRISÄNDRINGAR

a) Om kostnader för leverans enligt beställningen ökar till följd av höjda skatter, devalvering, myndigheters beslut eller därmed jämförbara omständigheter är företaget berättigat att ta ut pristillägg som svarar mot kostnadsökningen. Företaget skall omgående informera beställaren om pristillägget.

b) Om företaget vill reservera sig för prishöjningar av andra skäl än vad som angivits ovan, skall företaget vid bokningstillfället tydligt ange att prisförändringar kan komma att ske.

9. FORCE MAJEURE

Strejk, lockout, eldsvåda, explosion, krig eller liknande krigstillstånd, väsentliga inskränkningar i leveranser eller andra omständigheter utanför företagets kontroll berättigar företaget att häva avtalet utan skyldighet att utge skadestånd.

10. ANSVAR FÖR EGENDOM /VÅLLANDE AV SKADA

Företaget har inget strikt ansvar för egendom som förvaras i hotellrum eller i konferenslokaler. Skulle det emellertid visa sig att företaget eller dess anställda handlat vårdslöst eller oaktsamt eller på annat sätt haft skuld i att egendom förkommit, ansvarar företaget för den förkomna egendomen. Företaget ansvarar också för egendom som förvaras i företagets låsta förvaringsutrymmen, såvida inte egendomen är av särskilt högt värde. (Se under punkt 4.) Annan skada som vållas beställaren genom försummelse från företagets sida skall ersättas. Beställaren är å sin sida ansvarig för skada som denne själv eller konferensdeltagarna genom försummelse vållar företaget